Hoppa till innehåll

E-faktura, leverantörer

Vänersborgs kommun bearbetar alla fakturor elektroniskt vilket ger ett effektivare fakturaflöde från granskning till attest, men även miljön får positiva effekter vid elektronisk fakturahantering. E-faktura innebär även fördelar för dig som leverantör då det är billigare att skicka än en pappersfaktura samt innebär kortare handledningstid och därmed snabbare betalning

Som leverantör kan du skicka fakturor elektroniskt till Vänersborgs kommun på följande sätt:

Vänersborgs kommun tar emot fakturor via vår VAN-tjänst. Vänersborgs kommun tar emot e-faktura i svefaktura format. För att underlätta för leverantörer att skicka elektroniska fakturor har kommunen inlett ett samarbete med Inexchange AB, Inexchanges hemsida.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Kommunen har även möjlighet att ta emot elektroniska fakturor som går via Pagero.

Ett annat alternativ är att använda nätverket PEPPOL. I så fall behöver ni ansluta er via ett företag som stödjer er e-fakturering via PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem eller faktureringssystem om de kan sända via PEPPOL-nätverket. Vänersborgs kommun PEPPOL-ID är 0007:2120001538 eller 0088:7340010900000. De format som Vänersborgs kommun kan ta emot i PEPPOL nätverket är PEPPOL BIS Billing 3 eller Svefaktura 1.0.

För de leverantörer som skickar ett fåtal fakturor har kommunen dessutom en webbaserad gratistjänst. Skicka elektronisk faktura till Vänersborgs kommunlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

För att alla fakturor ska kunna behandlas elektroniskt skannas pappersfakturor till 1 april 2019, därefter måste alla leverantörer skicka e-fakturor till Vänersborgs kommun. Detta eftersom riksdagen antagit en ny lag om ställer krav på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura) E-fakturorna måste följa ovanstående standard vilket innebär att Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor inte uppfyller kraven.

Fakturans innehåll

Fakturaadress

Vänersborgs kommun
Beställarid (5-siffrig kod)
Fakturaservice
Box 344
462 24 Vänersborg

Fakturan ska vara ställd till Vänersborgs Kommun och innehålla leverantörens namn och adress, mottagarens namn och adress, plusgiro/bankgiro, fakturanummer och fakturadatum, totalbelopp samt beställarens referens (5 siffror). Aktuellt beställarid erhålls av den som beställer varan eller tjänsten. Av fakturan ska det också framgå att F-skatt och organisationsnummer finns. De momsmässiga kraven på en normalfaktura framgår mervärdeskattelagen (ML).

Lagen om kommunal redovisning och bokföring anger kraven på en fullständig verifikation. Detta innebär att det av fakturan ska framgå vad som inköpts, d.v.s. specificerad vara eller tjänst och dess mängd/omfattning, annars ska följesedel, orderbekräftelse, avtal eller liknande bifogas.

Kreditfakturor godtas endast om kommunen har fortlöpande affärer med företaget, annars ska återbetalning ske via kommunens plusgiro eller bankgiro.

Betalningsvillkor/förfallodag är 30 dagar efter ankomstdatum, om inte annat uttryckligen har avtalats. Om detta är en helgdag sker betalningen påföljande arbetsdag.

Rutiner fakturahandläggning

Eftersom vi hanterar stora mängder fakturor kan vi behöva skicka tillbaka de fakturor som inte innehåller den information vi specificerat ovan. Betalningsperiod räknas då efter ny ankomstregistrering. Vid återsändning av fakturor bifogar vi blanketten "Reklamation av faktura", där det framgår vad som behöver kompletteras eller ändras. Dröjsmålsräntor på fakturor på grund av att ovanstående uppgifter saknas accepteras inte.

KONTAKT

Vänersborgs kommun
462 85 Vänersborg

Besöksadress:
Södergatan 16A

Kontakt E-faktura:
Mikaela Gradin

Telefon:
0521-72 10 64

E-post:
mikaela.gradin@vanersborg.se